Programme éducatif PEP et lancement de produit

TERMES DE RÉFÉRENCE

I. SOUMISSIONNAIRES : Entreprises de communication touristique, de relations publiques et de marketing (avec des bureaux aux États-Unis et au Canada)

II. TITRE ET DESCRIPTION DU PROJET : Programme éducatif et lancement de produit du Philippine Experience Program USA et Canada

III. PÉRIODE DE MISE EN ŒUVRE : mars à juin 2026

IV. SOURCE DE FINANCEMENT : Bureau du DOT chargé du développement des produits

V. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le Philippine Experience Program (PEP) est une initiative phare du Department of Tourism (DOT) qui met en valeur la richesse des atouts touristiques culturels, patrimoniaux et communautaires du pays à travers des circuits de voyage immersifs. S’appuyant sur le déploiement réussi du programme dans 13 régions, les bureaux de PDOT USA collaboreront avec des tour-opérateurs de premier plan, des consortiums de voyages et des compagnies aériennes partenaires aux États-Unis et au Canada afin de renforcer la connaissance des produits, d’améliorer les capacités de développement d’expériences et d’intégrer les circuits PEP aux portefeuilles de voyages internationaux. En tirant parti des résultats du programme, tels que l’augmentation de l’offre de tourisme culturel, l’accroissement des arrivées touristiques, la croissance des MSME, l’amélioration des infrastructures, la formation de leaders culturels et le renforcement des partenariats sectoriels, cette initiative vise à toucher davantage de visiteurs internationaux, à mettre en avant les richesses des Philippines et à promouvoir un développement touristique inclusif au sein des communautés locales.

Cette initiative répond à la demande croissante des voyageurs nord-américains pour des expériences de voyage authentiques et porteuses de sens, tout en renforçant la position des Philippines en tant que destination de premier plan pour la culture et le patrimoine, la gastronomie, le bien-être et le tourisme communautaire. Grâce au Programme éducatif et lancement de produit du Philippine Experience Program USA et Canada proposé, nous espérons accroître la notoriété à l’international, renforcer l’engagement du secteur et soutenir les communautés locales en stimulant l’intérêt des visiteurs pour des produits touristiques philippins immersifs.

PDOT-New York recherche une entreprise qualifiée de communication touristique, de relations publiques et de marketing pour assurer la réalisation efficace et réussie du projet et de ses différentes composantes.

VI. OBJECTIFS

• Renforcer le positionnement des Philippines en tant que destination de tourisme culturel immersif et communautaire ;
• Renforcer les capacités et la participation des partenaires nord-américains du secteur du voyage dans le développement et la mise en forfait des circuits PEP pour les marchés internationaux ;
• Accroître la visibilité et le potentiel de réservation des itinéraires PEP sur les marchés internationaux ; et
• Contribuer à une croissance inclusive et durable du tourisme philippin en orientant les flux de visiteurs vers les communautés locales et des destinations moins connues.

VII. CONCEPT DU PROJET / COMPOSANTES / LIVRABLES

A. Collaboration entre PDOT et le secteur du voyage

Établir un ou plusieurs partenariats avec des tour-opérateurs et des consortiums de premier plan sélectionnés aux États-Unis et au Canada pour organiser des sessions de formation destinées aux agents de voyages, détaillants et conseillers en voyages, couvrant des modules sur le concept du Philippine Experience Program, les circuits/itinéraires PEP, les destinations et les activités. Des compagnies aériennes partenaires seront également sollicitées pour d’éventuels tarifs préférentiels et d’autres formes de soutien afin de rendre les forfaits/offres de produits PEP plus attractifs et plus accessibles au marché.

Ces partenariats se poursuivront tout au long de la mise en œuvre du projet, dont l’élément le plus important est la création de forfaits Philippine Experience Program à lancer en juin et à mettre à disposition des agents/consultants/consommateurs.

Portée des livrables/KPI :

• Partenariat avec au moins 2 entreprises aux États-Unis et au moins 1 au Canada pour le développement et le lancement des forfaits PEP, ainsi que des activités promotionnelles incluant des promotions en ligne, la production de brochures/catalogue (imprimés et numériques), l’amplification sur les réseaux sociaux, des publicités, etc.
• Partenariat avec le plus grand nombre possible d’entreprises aux États-Unis et au Canada pour le programme éducatif PEP
• Un marketing conjoint pourra être mis en place, les coûts étant partagés entre PDOT et le(s) partenaire(s) selon un pourcentage ou une valeur d’investissement convenus, en termes de financement, de main-d’œuvre, d’équipement, de fournitures ou d’autres actifs. Tous les coûts connexes engagés pour ces partenariats sont inclus dans le budget total alloué au projet.

B. Programme éducatif PEP

Le programme éducatif PEP se composera de deux volets :

1.) Sessions de formation PEP

Il s’agira de sessions de formation pouvant être en présentiel, virtuelles/hybrides ou à la demande. Ces sessions pourront être organisées via les plateformes de formation des tour-opérateurs partenaires et/ou des consortiums, ou via la plateforme/microsite Philippine Specialist Program de PDOT-USA. Le(s) module(s) de formation seront conçus en collaboration avec l’équipe Culture du Bureau du développement des produits. Les personnes ayant terminé la formation PEP passeront à la phase suivante du programme éducatif PEP : le voyage de formation PEP. Les participants au voyage de formation seront déterminés en concertation avec les tour-opérateurs/consortiums partenaires ou dans le cadre d’une formation incitative.

Portée des livrables/KPI :

• Conception, production et lancement des modules éducatifs PEP, modalités d’inscription et de certification, conformité à la protection des données et autres applications connexes, ainsi que l’ensemble des coûts y afférents
• Coordination et invitation des participants via des consortiums de voyages, partenariat avec d’autres plateformes de formation et autres moyens
• Promotion des sessions de formation PEP
• Nombre de participants aux formations PEP
• Tous les droits et licences relatifs aux supports et applications liés à la mise en œuvre de cette composante devront être remis à PDOT
• Tous les coûts connexes

2.) Voyage de formation PEP

Dans le cadre du programme éducatif PEP, des agents PEP certifiés sélectionnés participeront au voyage de formation, au cours duquel ils pourront vivre l’expérience des circuits et itinéraires PEP, rencontrer des fournisseurs et documenter leur expérience. L’équipe Culture du PDOT sera responsable de la conception du voyage de formation en collaboration avec les bureaux régionaux du DOT concernés. Ce voyage de formation offrira également aux participants l’opportunité de concevoir des forfaits PEP adaptés à leur clientèle.

Portée des livrables/KPI :

• Sélection d’au moins 10 participants des États-Unis et 5 participants du Canada pour le voyage de formation PEP
• Mise en œuvre du voyage de formation PEP, y compris tous les frais de déplacement des participants
• En coopération avec le Bureau du développement des produits, organiser un événement B2B avec d’autres fournisseurs de services, installations, expériences, forfaits PEP, etc. ; y compris les coûts liés au lieu, aux exigences techniques et à la restauration
• Couverture du voyage sur les réseaux sociaux
• Documentation du voyage à remettre à PDOT
• Ressources protégées par le droit d’auteur à utiliser par PDOT
• Tous les coûts connexes

C. Production du catalogue de produits Philippine Experience

Un catalogue ou guidebook de produits Philippine Experience (numérique et imprimé) sera produit soit en coopération avec les partenaires du secteur du voyage, soit via un supplément en partenariat avec une publication partenaire. Ce support sera ensuite mis à disposition sur les plateformes numériques de PDOT USA et pourra être distribué lors d’activations et d’événements, ainsi que via nos partenaires tour-opérateurs/consortiums.

Portée des livrables/KPI :

• Production du catalogue ou guidebook de produits Philippine Experience en versions numérique et imprimée
• Production d’au moins 500 exemplaires imprimés
• Production d’une version numérique téléchargeable
• Production d’une version en ligne feuilletable avec lien traçable
• Tous les droits et licences relatifs aux supports et applications liés à la mise en œuvre de cette composante devront être remis à PDOT
• Tous les coûts connexes

D. Lancement du produit Philippine Experience Program aux États-Unis et au Canada

Le projet culminera avec une activité de lancement pouvant prendre la forme d’un événement de lancement en direct ou virtuel, d’une mise en ligne simultanée des forfaits/programmes PEP sur les plateformes en ligne de nos partenaires, d’une campagne sur les réseaux sociaux, d’un envoi d’e-mails et de communiqués de presse.

Portée des livrables/KPI :

• Lancement du produit Philippine Experience aux États-Unis et au Canada, de préférence via un événement en présentiel. Il pourra être amplifié par un lancement hybride permettant la participation du Bureau du développement des produits et des partenaires du Philippine Experience Program aux Philippines.
• Mise en ligne/lancement simultané des forfaits/programmes PEP sur les plateformes en ligne de nos partenaires
• Campagne sur les réseaux sociaux, envois d’e-mails et communiqués de presse
• Couverture vidéo du lancement à remettre à PDOT
• Tous les droits et licences relatifs aux supports et applications liés à la mise en œuvre de cette composante devront être remis à PDOT
• Tous les coûts connexes

E. Rapports, suivi et évaluation

Suivi post-lancement du programme éducatif PEP, du lancement du produit PEP ainsi que des réservations PEP générées par nos partenaires. Une coordination continue avec l’équipe PDOT-Culture sera également assurée pour toute mise à jour des produits et nouveaux circuits/itinéraires, qui seront partagés avec les partenaires du secteur du voyage aux États-Unis et au Canada.

Portée des livrables/KPI :

• Rapport terminal complet du projet
• Coordination et reporting post-mise en œuvre avec les partenaires
• Coordination post-mise en œuvre avec PDOT-USA et l’équipe PDOT-Culture afin de présenter les résultats du projet ainsi que des recommandations pour assurer le succès après le lancement
• Tous les coûts connexes

VIII. QUALIFICATIONS MINIMALES POUR LES SOUMISSIONNAIRES / PROPONENTS

Les soumissionnaires / proponents doivent posséder les qualifications suivantes :

1. Entreprise de RP touristiques/gestion de destination légalement enregistrée, avec des bureaux aux États-Unis et au Canada, ayant une expérience de travail avec des organisations nationales du tourisme, des destinations/produits touristiques ou des marques de voyage. Une expérience de travail avec le Department of Tourism des Philippines sera un atout.
2. Dispose d’une équipe dédiée ayant de l’expérience en développement et lancement de produits, marketing conjoint, activités éducatives liées au voyage, etc.
3. Utiliser des supports originaux dans l’ensemble de ses livrables, à l’exception des ressources ou supports fournis par le DOT

IX. CRITÈRES D’ÉVALUATION

1. Qualité de la proposition (80 %)
   • Plan de mise en œuvre du projet et résultats sur la base des termes de référence (40 %)
   • Exhaustivité de la proposition sur la base des TOR (40 %)
2. Profil et expérience de l’entreprise (20 %)

Le budget total alloué au projet est de PHP8,000,000.00 ou USD134,578.87 (taxes incluses le cas échéant, honoraires et tous les coûts de bout en bout ainsi que les autres dépenses connexes nécessaires pour assurer la mise en œuvre complète du projet, tels qu’ils pourront être identifiés et convenus entre le proponent retenu et le DOT.

X. MODALITÉS DE PAIEMENT

Les modalités de paiement pourront être convenues entre l’entreprise sélectionnée et le DOT, sur la base des pratiques commerciales ou de modalités de paiement acceptables. Ces modalités seront précisées dans le contrat.

Documents requis pour le paiement :

• Copie originale du contrat signé
• Facture
• Rapport post-projet détaillant les réalisations, impacts, analyses, réservations générées et recommandations, le cas échéant.
• Copies de toutes les ressources et licences à remettre à PDOT
• Copies imprimées et numériques du module de formation et des brochures PEP, du catalogue de produits, etc.
• Captures d’écran de tout le contenu numérique, publications sur les réseaux sociaux, pages, bannières, etc. (à inclure dans le rapport de campagne)
• Certificat de services rendus satisfaisants délivré par le DOT

XI. CALENDRIER ET PLANIFICATION DES TRAVAUX :

17 mars 2026	Publication de la demande de propositions et des termes de référence
23 mars 2026	Date limite de soumission des propositions
Du 23 au 26 mars 2026	Évaluation des propositions, sélection du soumissionnaire retenu et émission de l’avis d’attribution Signature du contrat et émission de l’avis de démarrage
À partir du 26 mars 2026	Mise en œuvre du projet
À partir du 1er juillet 2026	Mise en œuvre de toute composante à valeur ajoutée ou de campagne héritage
Dans les 7 jours suivant la fin de la période de mise en œuvre	Soumission du rapport terminal complet et des ressources, le cas échéant

XII. EXIGENCES DOCUMENTAIRES

Les soumissionnaires doivent soumettre une proposition tactique complète de placement, avec les pièces jointes suivantes :

• Profil détaillé de l’entreprise
• Portfolio de projets similaires antérieurs
• Exemple ou étude de cas d’un projet similaire antérieur
• Exemples de maquettes et de designs, le cas échéant
• Copie des documents d’enregistrement de l’entreprise et des licences pertinentes, le cas échéant

XIII. PERSONNES À CONTACTER

MME KATHERINE A. ALCANTARA

Senior Tourism Operations Officer, PDOT New York
E-mail : kat@philippinetourismny.org
Téléphone : (212) 575 7915
Mobile : 9173023531
Adresse : 556 5^th Avenue New York, NY 10036 USA