TERMES DE RÉFÉRENCE
I. PROJET
| Titre : | Services d’une société de gestion d’événements pour la participation des Philippines à Seatrade Cruise Global 2026 |
| Période : | Du 11 au 17 avril 2026 |
| Lieu de l’exposition : | Miami Beach Convention Center Miami Beach, Floride, États-Unis |
| Détails du stand : | Stand n° 434 Taille : 40 x 20 pieds (800 pi²) Exposants : Bureau central du DOT, Bureaux régionaux du DOT, Acteurs de l’industrie philippine des croisières et Agences gouvernementales impliquées dans les opérations de tourisme de croisière |
II. CONTEXTE
Seatrade Cruise Global (SCG) est le principal sommet annuel de l’industrie, qui se tiendra à nouveau au Miami Beach Convention Center du 13 au 16 avril 2026, pour tracer l’avenir du voyage maritime. Cet événement majeur de quatre jours devrait réunir plus de 11 500 participants, dont des décideurs de haut rang, des autorités portuaires et des professionnels du voyage de 120 pays. Il accueillera plus de 650 exposants sur le vaste espace d’exposition. Étant donné que près des trois quarts de ces visiteurs détiennent un pouvoir d’achat direct et représentent plus de 75 grandes marques de croisière, l’événement constitue la plateforme mondiale définitive pour le réseautage de haut niveau et la conclusion d’accords stratégiques. Le Département a participé à cet événement chaque année, la dernière participation en 2025 avec un stand de 900 pi².
III. BUT / OBJECTIFS
L’aménagement et l’installation du stand philippin susmentionné et des activités visent à atteindre les objectifs suivants :
- Fournir un espace fonctionnel au DOT et aux acteurs du tourisme de croisière philippin pour organiser des réunions de réseautage avec les principales compagnies de croisière, les planificateurs d’itinéraires, les organisations nationales de tourisme et d’autres acteurs internationaux de l’industrie des croisières ;
- Fournir une zone fonctionnelle permettant un espace interactif suffisant avec le trafic de visiteurs grâce à des activations appropriées ; et
- Maintenir une présence sur le marché mondial grâce aux campagnes thématiques « Love the Philippines » favorisant les Philippines en tant que destination de croisière internationale de premier plan.
IV. EXIGENCES MINIMALES
- Le soumissionnaire doit avoir au moins trois (3) ans d’expérience dans la conception et l’aménagement de stands d’exposition pour des événements, foires et expositions internationaux liés au voyage, au tourisme ou aux croisières ;
- Doit avoir de l’expérience dans les relations avec les organisations nationales de tourisme (ONT), de préférence le Département du Tourisme des Philippines (PDOT) ;
- Doit disposer d’une équipe dédiée qui se concentrera sur la conception et l’aménagement du stand philippin ;
- Doit avoir la capacité d’investir, de coordonner l’expédition avec les organisateurs de l’événement, et d’assembler et d’installer l’équipement audiovisuel (AV) et les pièces d’accentuation de mobilier pour le stand philippin ;
- Doit avoir une expérience avérée dans l’organisation de réunions de coopération en matière de croisière ; et
- Doit être en mesure de soumettre la conception proposée du stand philippin à la date limite de soumission des offres. La qualité de la proposition soumise sera prise en considération avant l’attribution de l’offre gagnante.
V. ÉTENDUE DES TRAVAUX / LIVRABLES
- Conception du stand
a. La conception du stand doit être présentée, consultée et discutée avec l’utilisateur final.
b. La conception du stand doit mettre en valeur les offres du pays en tant que destination de croisière avec des éléments que l’on retrouve couramment dans les activités d’excursion à terre (shorex), qui peuvent inclure – les plages philippines/destinations Shorex (plages de sable blanc, cabanes, cocotiers) avec géolocalisation, et la culture philippine (nourriture, mobilier philippin, designs culturels).
c. Le stand doit mettre en évidence les principales destinations de croisière des Philippines grâce à des conceptions visuelles et des outils appropriés (visuels/graphiques soumis à l’approbation du DOT).
d. Le stand doit présenter les campagnes thématiques « Love the Philippines », en suivant les directives de marque du DOT.
e. Doit être en mesure de soumettre la conception du stand et de permettre à l’utilisateur final de demander des révisions jusqu’à ce que la conception soit approuvée. - Éléments du stand / Exigences d’aménagement
a. Enseigne principale « Cruise Philippines » avec un logo et une typographie découpés en relief (découpe à l’emporte-pièce).
b. Un (1) comptoir d’information pour le PDOT comprenant les éléments suivants :
i. Logo « Love the Philippines »
ii. Quatre (4) tabourets de bar réglables avec dossier
iii. Prises électriques dédiées avec au moins deux (2) prises pour le chargement d’appareils.
iv. Armoires à étagères avec portes verrouillables pour le stockage des informations et du matériel promotionnel.
v. Affichage de la liste des exposants.
vi. Situé sur le côté le plus stratégique du stand.
c. Huit à dix comptoirs individuels pour co-exposants dédiés aux acteurs du secteur privé, aux agences de réglementation des croisières et/ou aux bureaux régionaux du DOT, équipés des éléments suivants :
i. Bureaux de comptoir de marque avec une hauteur confortable pour s’aligner avec les tabourets de bar réglables fournis avec dossier, permettant à la fois des consultations assises et des interactions debout.
ii. Armoires à étagères avec portes verrouillables pour le stockage des informations et du matériel promotionnel.
iii. Un (1) tabouret de bar réglable avec dossier par comptoir pour le délégué.
iv. Prises électriques dédiées avec au moins deux (2) prises pour le chargement d’appareils.
v. Prises électriques avec au moins deux (2) prises pour le chargement pour chaque bureau d’information/zone de réunion.
d. Une (1) zone de réunion générale dédiée, conçue pour accueillir confortablement environ 20 à 30 invités simultanément pour des consultations commerciales assises et du réseautage. Cette zone comprendra sept à huit (7-8) tables de réunion indépendantes, chaque table étant associée à au moins trois (3) chaises confortables, stratégiquement agencées pour permettre une circulation fluide et des discussions privées professionnelles.
e. Une (1) zone de stockage/garde-manger générale qui servira également de zone café/collation avec les éléments suivants :
i. Porte verrouillable
ii. Étagères pour le stockage des informations, du matériel promotionnel et des effets personnels.
iii. Distributeur d’eau chaude et froide avec un approvisionnement suffisant en eau pour la durée de l’événement.
iv. Café et collations à volonté avec un approvisionnement suffisant pour la durée de l’événement.
v. Mini-réfrigérateur.
vi. Poubelles avec un approvisionnement suffisant en sacs poubelles pour la durée de l’événement.
f. Autres exigences du stand
i. Une (1) unité de télévision (taille appropriée) pour diffuser des vidéos de destinations de croisière et d’autres vidéos promotionnelles.
ii. Zone pour les présentations de produits avec écran et sièges.
iii. Mobilier, agencements, décorations, plantes décoratives qui complètent le thème général.
iv. Matériau de revêtement de sol qui complète/réalise le thème général.
v. Éclairage puissant dans les zones générales pour accentuer la visibilité du stand.
vi. Toutes les connexions et frais du lieu d’exposition (c’est-à-dire un approvisionnement suffisant en électricité, suspensions et permis).
vii. Fourniture et livraison de tous les matériaux, commodités et fournitures nécessaires à l’aménagement et à l’installation du stand.
viii. L’assurance événementielle, qui comprend la couverture des dommages, l’annulation de l’événement et la responsabilité civile/publique, doit être incluse dans le devis final. - Installation et logistique du stand
a. Se conformer au calendrier, aux règles et aux règlements établis par les organisateurs de Seatrade Cruise Global pour le montage et le démontage.
b. Gérer le démontage, le stockage ou l’élimination des éléments du stand et la sortie à la date désignée par l’organisateur de l’événement.
c. Effectuer le nettoyage et la désinfection quotidiens du stand avant l’ouverture, après la fermeture et au besoin, y compris la vidange régulière des poubelles.
d. Fournir un support technique sur place pendant toute la durée de l’événement pour superviser le mur LED, les unités de télévision et toutes les connexions électriques.
e. Fournir au moins un chef de projet pour planifier, coordonner et superviser le montage et le démontage du stand en tant que point de contact principal.
f. Inclure tous les coûts de main-d’œuvre, de supervision sur place, d’assurance et de permis dans le contrat.
g. Organiser le transport d’entrée et de sortie pour les participants du DOT. - Activation du stand
Fournir un ensemble complet pour un à deux (1-2) membres du personnel/prestataires de services afin de mettre en valeur l’hospitalité et la culture philippines par la réalisation d’activations thématiques sur le stand.
a. L’ensemble doit inclure tous les coûts opérationnels, y compris, mais sans s’y limiter : les matériaux, les honoraires professionnels, les repas, les tenues/uniformes requis et toutes les fournitures consommables nécessaires à l’activation.
b. L’ensemble doit couvrir toutes les dépenses de voyage applicables : billet d’avion aller-retour (avec excédent de bagages pour les costumes/équipements), hébergement, indemnité journalière, assurance voyage et toutes les exigences d’entrée/protocoles sanitaires nécessaires pour l’équipe.
c. Le concept général d’activation, le calendrier final, le répertoire et les menus F&B (le cas échéant) sont soumis à l’examen et à l’approbation du DOT. - Matériel promotionnel et impression
a. Produire 120 pièces de cadeaux promotionnels pour le stand (sacs fourre-tout pliables LTP).
b. Gérer la mise en page et l’impression de la carte de croisière des Philippines pour la distribution pendant l’événement.
c. S’assurer que tous les documents imprimés respectent la marque officielle et les normes de qualité du DOT. - Mise à jour de la destination de l’Asia Cruise Cooperation (ACC) le 13 avril 2026
a. Organiser un spectacle culturel de 5 à 10 minutes pour la mise à jour de la destination de l’ACC en tant que performance d’ouverture, en coordination avec l’Office du tourisme de Hong Kong.
b. Produire 55 cadeaux d’entreprise spécifiquement pour la mise à jour de la destination. - Dîner de réseautage de l’industrie le 14 avril 2026 (provisoire)
a. Organiser un dîner de réseautage de l’industrie pour 30 personnes dans un restaurant/lieu situé près du site de l’événement ou des hôtels officiels.
b. Inclure tous les coûts de nourriture et de boissons, les services de coordination et la location du lieu (le cas échéant).
VI. BUDGET ET PROCÉDURE DE PAIEMENT
L’allocation budgétaire totale pour le projet est de 82 355,33 $ US ou son équivalent en pesos philippins, toutes taxes et autres frais applicables inclus. Les propositions financières doivent permettre des modifications de calendrier en fonction des besoins et des exigences de l’utilisateur final.
Le soumissionnaire retenu sera déterminé sur la base des critères suivants : a) l’esthétique du stand, b) la fonctionnalité du stand, c) l’expérience pertinente du proposant, d) la conformité aux règles et règlements des organisateurs, e) la projection de la durabilité du tourisme, et f) le coût du forfait financier, à condition que le montant de l’offre ne dépasse pas le budget total ci-dessus et les autres règles et règlements applicables par la loi de la République 9184 des Philippines.
VII. PROCÉDURE DE PAIEMENT
Paiement à cent pour cent (100 %) après la livraison satisfaisante des services spécifiés à la Section IV des présentes Conditions de Référence et la soumission d’un rapport final des documents justificatifs requis pour le paiement. La facture doit être adressée au Département du Tourisme. Seuls les frais bancaires sortants sont à la charge du DOT.
VIII. EXIGENCES DOCUMENTAIRES
Les soumissionnaires doivent soumettre les documents suivants avec leurs propositions :
- Profil détaillé de l’entreprise
- Exemple de projet similaire antérieur
- Copie des documents d’enregistrement de l’entreprise et des licences pertinentes, le cas échéant
IX. PERSONNE DE CONTACT
| Chargé de projet | Micah Maria Anne P. Sales Bureau du développement de produits |
| Adresse | 5/F, The New DOT Building 351 Sen. Gil Puyat Avenue, Makati City Brgy. Bel Air, 1200 Makati City |
| Numéro de contact | +632 8459 5200 poste 510 / Viber (+639)17 633 4346 |
| Adresse e-mail | cruisephilippines@tourism.gov.ph |
