TÉRMINOS DE REFERENCIA
I. PROYECTO
| Título: | Servicios de una empresa de gestión de eventos para la participación de Filipinas en Seatrade Cruise Global 2026 |
| Fechas: | Del 11 al 17 de abril de 2026 |
| Lugar de la exposición: | Miami Beach Convention Center Miami Beach, Florida, EE. UU. |
| Detalles del stand: | Stand n.º 434 Tamaño: 40 x 20 pies (800 pies cuadrados) Expositores: Oficina Central del DOT, oficinas regionales del DOT, representantes de la industria de cruceros de Filipinas y agencias gubernamentales involucradas en operaciones de turismo de cruceros |
II. ANTECEDENTES
Seatrade Cruise Global (SCG) es la principal cumbre anual del sector, que volverá a celebrarse en el Miami Beach Convention Center del 13 al 16 de abril de 2026 para trazar el futuro de los viajes marítimos. Este evento de cuatro días reunirá a más de 11.500 asistentes, incluidos responsables de la toma de decisiones de alto nivel, autoridades portuarias y profesionales del sector de los viajes de 120 países. Contará con más de 650 expositores en su amplia zona de exposición. Dado que casi tres cuartas partes de estos visitantes tienen poder de compra directo y representan a más de 75 grandes marcas de cruceros, el evento sirve como la plataforma global definitiva para el networking de alto nivel y la realización de acuerdos estratégicos. El Departamento ha participado sistemáticamente en este evento cada año, siendo la última participación en 2025 con un stand de 900 pies cuadrados.
III. PROPÓSITO / OBJETIVOS
El montaje e instalación del mencionado stand de Filipinas y sus actividades tienen como fin alcanzar los siguientes objetivos:
- Proporcionar un espacio funcional para que el DOT y los representantes del turismo de cruceros de Filipinas mantengan reuniones de networking con las principales compañías de cruceros, planificadores de itinerarios, organizaciones nacionales de turismo y otros actores de la industria internacional de cruceros;
- Proporcionar un área funcional que permita un espacio interactivo suficiente con el flujo de visitantes mediante las activaciones adecuadas; y
- Mantener la presencia en el mercado global a través de las campañas temáticas «Love the Philippines», posicionando a Filipinas como un destino internacional de cruceros de referencia.
IV. REQUISITOS MÍNIMOS
- El licitador debe tener al menos tres (3) años de experiencia en el diseño y montaje de stands de exposición para eventos internacionales, ferias y exposiciones de viajes, turismo o eventos relacionados con cruceros;
- Debe tener experiencia en el trato con Organizaciones Nacionales de Turismo (NTO), preferiblemente con el Departamento de Turismo de Filipinas (PDOT);
- Debe contar con un equipo dedicado que se centre en el diseño y montaje del stand de Filipinas;
- Debe tener capacidad para invertir, coordinar el envío a los organizadores del evento, y montar e instalar equipos audiovisuales (AV) y piezas de mobiliario para el stand de Filipinas;
- Debe tener experiencia demostrada en la organización de reuniones de cooperación de cruceros; y
- Debe poder presentar la propuesta de diseño del stand de Filipinas en el plazo de presentación de ofertas. La calidad de la propuesta presentada se tendrá en cuenta antes de la adjudicación de la licitación.
V. ALCANCE DEL TRABAJO / ENTREGABLES
- Diseño del stand
a. El diseño del stand se presentará, consultará y discutirá con el usuario final
b. El diseño del stand debe mostrar la oferta del país como destino de cruceros con elementos comunes de las actividades de excursiones en tierra (shorex), que pueden incluir: playas de Filipinas/destinos de shorex (playas de arena blanca, cabañas, cocoteros) con geoetiquetado, y cultura filipina (comida, mobiliario filipino, diseños culturales)
c. El stand destacará los principales destinos de cruceros de Filipinas mediante diseños y herramientas visuales adecuados (visuales / gráficos sujetos a la aprobación del DOT)
d. El stand presentará las campañas temáticas «Love the Philippines», siguiendo las directrices de marca del DOT
e. Debe poder presentar el diseño del stand y permitir que el usuario final solicite revisiones hasta que el diseño sea aprobado - Elementos del stand / Requisitos de distribución
a. Señalización principal de «Cruise Philippines» con logotipo y tipografía en relieve (troquelado)
b. Un (1) mostrador de información para el PDOT que incluya lo siguiente:
i. Logotipo de «Love the Philippines»
ii. Cuatro (4) taburetes de bar ajustables con respaldo
iii. Tomas de corriente dedicadas con al menos dos (2) enchufes para cargar dispositivos.
iv. Armarios con estantes y puertas con cerradura para guardar materiales informativos y promocionales
v. Exposición de la lista de expositores
vi. Ubicado en el lado más estratégico del stand
i. Mostradores con marca y una altura cómoda para alinearse con los taburetes de bar ajustables con respaldo proporcionados, permitiendo tanto consultas sentadas como interacciones de pie.
ii. Armarios con estantes y puertas con cerradura para guardar materiales informativos y promocionales
iii. Un (1) taburete de bar ajustable con respaldo por mostrador para el delegado.
iv. Tomas de corriente dedicadas con al menos dos (2) enchufes para cargar dispositivos.
v. Tomas de corriente con al menos dos (2) enchufes para cargar en cada mesa de información/área de reunión
i. Puerta con cerradura
ii. Estantes para guardar materiales informativos y promocionales y pertenencias personales
iii. Dispensador de agua fría y caliente con suministro suficiente de agua para la duración del evento
iv. Café y aperitivos ilimitados con suministro suficiente para la duración del evento
v. Mininevera
vi. Papeleras con suministro suficiente de bolsas de basura para la duración del evento
i. Una (1) unidad de televisión (tamaño adecuado) para reproducir vídeos de destinos de cruceros y otros vídeos promocionales
ii. Área para presentaciones de productos con pantalla y asientos
iii. Mobiliario, accesorios, decoración y plantas que complementen el tema general
iv. Material de suelo que complemente/logre el tema general
v. Iluminación potente en las zonas generales para resaltar la visibilidad del stand;
vi. Todas las conexiones y tasas del lugar de exposición (es decir, suministro suficiente de electricidad, suspensiones y permisos)
vii. Suministro y entrega de todos los materiales, servicios y suministros necesarios para el montaje e instalación del stand
viii. El presupuesto final debe incluir un seguro para el evento que cubra daños, cancelación del evento y responsabilidad civil/pública - Instalación del stand y logística
a. Cumplir con el horario, las normas y los reglamentos establecidos por los organizadores de Seatrade Cruise Global para el montaje y desmontaje.
b. Gestionar el desmontaje, almacenamiento o eliminación de las piezas del stand y la salida en la fecha designada por el organizador del evento.
c. Realizar la limpieza y desinfección diaria del stand antes de la apertura, después del cierre y según sea necesario, incluyendo el vaciado regular de las papeleras.
d. Proporcionar soporte técnico presencial durante la duración del evento para supervisar la pared LED, las unidades de televisión y todas las conexiones eléctricas.
e. Proporcionar al menos un gestor de proyectos para planificar, coordinar y supervisar el montaje y desmontaje del stand como punto de contacto principal.
f. Incluir toda la mano de obra, supervisión in situ, seguros y permisos en el contrato.
g. Organizar el transporte de entrada y salida para los participantes del DOT. - Activación del stand
Proporcionar un paquete integral para uno o dos (1-2) miembros del personal/proveedores de servicios para mostrar la hospitalidad y cultura filipinas a través de activaciones seleccionadas en el stand.
a. El paquete debe incluir todos los costes operativos, incluidos, entre otros: materiales, honorarios profesionales, comidas, vestimenta/uniformes requeridos y todos los suministros consumibles necesarios para la activación.
b. El paquete debe cubrir todos los gastos de viaje aplicables: billetes de avión de ida y vuelta (con exceso de equipaje para trajes/equipos), alojamiento, dieta diaria, seguro de viaje y cualquier requisito de entrada/protocolo sanitario necesario para el equipo.
c. El concepto general de la activación, el horario final, el repertorio y los menús de comida y bebida (si procede) están sujetos a la revisión y aprobación del DOT. - Materiales promocionales e impresión
a. Producir 120 unidades de regalos para el stand (bolsas de tela plegables de LTP).
b. Gestionar el diseño e impresión del mapa de cruceros de Filipinas para su distribución durante el evento.
c. Asegurarse de que todos los materiales impresos sigan la imagen de marca oficial y los estándares de calidad del DOT. - Actualización de destinos de la Asia Cruise Cooperation (ACC) el 13 de abril de 2026
a. Organizar un espectáculo cultural de 5 a 10 minutos para la actualización de destinos de la ACC como actuación de apertura, en coordinación con la Junta de Turismo de Hong Kong.
b. Producir 55 regalos corporativos específicamente para la actualización de destinos. - Cena de networking del sector el 14 de abril de 2026 (provisional)
a. Organizar una cena de networking para 30 personas en un restaurante/local situado cerca del lugar del evento o de los hoteles oficiales.
b. Incluir todos los costes de comida y bebida, servicios de coordinación y alquiler del local (si procede).
VI. PRESUPUESTO Y PROCEDIMIENTO DE PAGO
La asignación presupuestaria total para el proyecto es de 82.355,33 USD o su equivalente en pesos filipinos, incluidos impuestos y otras tasas aplicables. Las propuestas financieras deben permitir modificaciones en los horarios según las necesidades y requisitos del usuario final.
El licitador ganador se determinará en función de lo siguiente: a) estética del stand, b) funcionalidad del stand, c) experiencia relevante del proponente, d) conformidad con las normas y reglamentos de los organizadores, e) proyección de la sostenibilidad turística, y f) coste del paquete financiero, siempre que el importe de la oferta no supere el presupuesto total mencionado y otras normas y reglamentos aplicables según la Ley de la República 9184 de Filipinas.
VII. PROCEDIMIENTO DE PAGO
Pago del cien por cien (100 %) tras la prestación satisfactoria de los servicios especificados en la Sección IV de estos Términos de Referencia y la presentación de un informe final con los documentos justificativos necesarios para el pago. La factura debe dirigirse al Departamento de Turismo. Solo los gastos bancarios de emisión correrán a cargo del DOT.
VIII. REQUISITOS DOCUMENTALES
Los licitadores deben presentar lo siguiente junto con sus propuestas:
- Perfil detallado de la empresa
- Muestra de un proyecto similar anterior
- Copia de los documentos de registro de la empresa y licencias pertinentes, según corresponda
IX. PERSONA DE CONTACTO
| Responsable del proyecto | Micah Maria Anne P. Sales Oficina de Desarrollo de Productos |
| Dirección | 5/F, The New DOT Building 351 Sen. Gil Puyat Avenue, Makati City Brgy. Bel Air, 1200 Makati City |
| Número de contacto | +632 8459 5200 extensión 510 / Viber (+639)17 633 4346 |
| Correo electrónico | cruisephilippines@tourism.gov.ph |
