I. CONTEXTE
Dans le cadre de ses efforts continus pour renforcer la campagne « Love the Philippines » aux États-Unis, le ministère du Tourisme des Philippines (PDOT) organisera un spectacle de drones lumineux afin de présenter les attractions du pays et de consolider son image de marque touristique de manière innovante et percutante.
Les spectacles de drones sont reconnus comme des alternatives écologiques et visuellement captivantes aux feux d’artifice traditionnels. Ils attirent l’attention du public, génèrent une forte valeur médiatique et s’alignent sur des pratiques durables qui trouvent un écho auprès des audiences mondiales.
II. OBJECTIFS
- Générer une grande visibilité pour la campagne « Love the Philippines » grâce à un spectacle de drones lumineux innovant.
- Créer une vitrine visuelle mémorable mettant en valeur la culture, la nature et les destinations des Philippines.
- Améliorer la couverture médiatique, les impressions numériques et l’engagement du public pendant l’événement.
- Positionner les Philippines comme une destination innovante et de classe mondiale.
III. ÉTENDUE DES TRAVAUX
Le prestataire de services potentiel sera responsable de la conception, de la préparation et de l’exécution de bout en bout d’un spectacle de drones, ce qui comprendra, sans s’y limiter, les éléments suivants :
- Exécution du spectacle de drones
- Fournir un spectacle lumineux aérien synchronisé utilisant 200 drones (ou plus, selon la proposition technique).
- Réaliser la performance en décembre 2023 ou janvier 2024 à San Francisco, selon les conditions météorologiques et la disponibilité du lieu.
- S’assurer que les approbations de la FAA et les autorisations d’espace aérien sont obtenues.
- Assurer l’intégralité des opérations de drones, l’équipe de pilotes et l’équipement technique.
- Show Design & Workflow
- Création du scénarimage : préparer un scénarimage initial présentant les images/animations proposées pour approbation.
- Programmation et animation du spectacle : développer et finaliser les animations des drones basées sur le scénarimage approuvé ; fournir un aperçu vidéo rendu pour examen.
- Exécution finale : assurer l’intégralité du spectacle de drones pendant l’événement.
- Assurance et conformité
- Maintenir une couverture d’assurance suffisante (responsabilité civile générale, responsabilité aéronautique, assurance complémentaire et indemnisation des travailleurs).
- Inclure le PDOT en tant que partie assurée supplémentaire.
- Site & Safety Requirements
- Sécuriser la zone d’exposition conformément aux réglementations de la FAA.
- Coordonner avec le PDOT et les autorités locales pour les permis municipaux, le soutien de la police, les fermetures de routes et les barricades.
- Contingency & Cancellation
- Prévoir une date de report/pluie convenue d’un commun accord dans un délai d’un an en cas d’intempéries ou d’autres préoccupations liées à la sécurité.
- Indiquer clairement les conditions d’annulation et les obligations de paiement partiel dans la proposition du prestataire.
IV. COÛT DU PROJET
Le budget du projet est estimé à 57 000,00 $ US (sous réserve de négociation et d’approbation finales). Les conditions de paiement seront proposées par le prestataire de services conformément aux directives de passation de marchés du PDOT.
V. RÉSULTATS ATTENDUS
- Mise en scène réussie d’un spectacle de drones mettant en valeur la marque « Love the Philippines ».
- Animations personnalisées présentant les messages de la campagne, les icônes culturelles et les attractions touristiques.
- Photos de l’événement et documentation vidéo du spectacle de drones.
VI. CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ
Les prestataires de services intéressés doivent :
- Être dûment enregistrés et autorisés à opérer dans leur juridiction.
- Avoir une expérience vérifiable dans l’exécution de spectacles de drones à grande échelle (minimum de 200 drones par spectacle).
- Posséder les autorisations valides de la FAA et la capacité technique de mener des vols de drones aux États-Unis.
- Fournir une preuve de couverture d’assurance adéquate.
VII. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES
- L’engagement sera couvert par un contrat formel entre le PDOT et le prestataire de services retenu.
- La loi applicable et le lieu d’exécution du contrat seront spécifiés dans l’accord final.
- Toute modification ou tout transfert de responsabilités nécessitera le consentement écrit des deux parties.
VIII. PERSONNE DE CONTACT
- Veuillez adresser la proposition, le contrat et la facture à :
MARIE SOLEIL P. TROPICALES
Attachée au tourisme
Ministère du Tourisme des Philippines – San Francisco
447 Sutter Street, Suite 212
San Francisco, CA 94108
E : team@philippinetourismsf.org
EXONÉRÉ DE TAXE (nous enverrons notre preuve d’exonération fiscale ultérieurement)
La proposition doit être soumise au plus tard le 20 décembre 2023
